Sec Gen - Igpde - Coordinateur Accueil et Services Utilisateurs H/F - Service Public

Au sein du secrétariat général de l'IGPDE, le département INFOLOG (Informatique et Logistique) est organisé en trois pôles et s'appuie sur un centre de services transverse.

Le pôle Exploitation et assistance informatique assure le support aux utilisateurs, l'exploitation des infrastructures et la gestion du parc informatique, en liaison avec la sous-direction du numérique de l'administration centrale de Bercy.

Le pôle Logistique assure la gestion des ressources pédagogiques (salles de formation, équipements techniques, mobilier), les prestations audiovisuelles (régie vidéo, captations, montage...), la reprographie, la gestion du cadre de vie des agents, les services du courrier et les achats relevant du département.

Le pôle Projets pilote la mise en place, le maintien en condition opérationnelle et les évolutions des applications métier de l'IGPDE. Il en assure également le support auprès des utilisateurs et des clients de l'institut, administre les données du système d'information et produit les statistiques nécessaires au pilotage de l'activité.

En complément de cette organisation, le département s'appuie sur un centre de services transverse regroupant des agents des pôles Exploitation et assistance informatique et Logistique. Point d'entrée unique du département, il assure la réception, l'orientation et le suivi des demandes, garantit la qualité de service et coordonne la prise en charge des besoins informatiques, logistiques et audiovisuels.

Au sein de l'IGPDE, le coordinateur accueil et services aux utilisateurs contribue à la qualité de l'expérience usagers et au bon déroulement des activités de formation.

Véritable acteur de proximité, il assure l'accueil, l'accompagnement opérationnel et le support de premier niveau auprès des apprenants, formateurs, agents et partenaires de l'institut. Il participe également à la continuité et à la qualité des services pédagogiques, logistiques et numériques mis à disposition.

Le poste s'inscrit dans une logique de service de proximité et de continuité opérationnelle au bénéfice des activités pédagogiques de l'institut.

Activités principales
1. Accueil et accompagnement pédagogique
- Assurer l'accueil pédagogique des apprenants, formateurs, agents, intervenants et visiteurs ;
- Accompagner les formateurs et intervenants dans l'organisation pratique de leurs sessions ;
- Gérer la remise des badges, clés et informations utiles au bon déroulement des formations ;
- Assurer une présence de proximité réactive afin de garantir la qualité d'accueil et la continuité des activités pédagogiques ;
- Contribuer à la qualité de l'expérience usagers et à l'image de l'institut.

2. Coordination opérationnelle et qualité de service
- Coordonner l'occupation des salles de formation en lien avec l'équipe de réservation des salles ;
- Anticiper et coordonner les besoins logistiques, matériels et organisationnels liés aux activités pédagogiques ;
- Veiller à la qualité des espaces d'accueil et de formation (signalétique, confort, préparation des salles, présentation des espaces) ;
- Participer à l'amélioration continue de la qualité de service et des processus de fonctionnement ;
- Contribuer à la bonne circulation des informations et des flux opérationnels de proximité ;
- Alerter sur les dysfonctionnements récurrents et proposer des pistes d'amélioration.

3. Aide au support numérique et assistance de proximité
- Assurer un support technique de premier niveau auprès des formateurs et apprenants (postes informatiques, vidéoprojecteurs, outils de visioconférence, plateformes numériques) ;
- Aider à la préparation et la vérification des équipements audiovisuels et informatiques avant les sessions de formation ;
- Accompagner les utilisateurs dans la prise en main des outils numériques et équipements mis à disposition.

"Doté(e) d'un très bon relationnel, vous faites preuve de diplomatie, d'autonomie et d'adaptabilité dans la gestion des situations du quotidien. Vous êtes à l'aise dans un environnement dynamique nécessitant coordination, anticipation et sens des priorités.

Vous êtes à l'aise avec l'usage des outils informatiques. Une première expérience ou une appétence pour le support informatique de premier niveau (prise en main d'équipements informatiques, assistance aux utilisateurs, résolution d'incidents simples) est attendue.

Vous appréciez le travail en équipe et savez interagir efficacement avec des interlocuteurs variés.

Une première expérience dans le domaine de l'accueil, de la relation usagers ou de l'assistance aux utilisateurs serait appréciée. Une sensibilité aux enjeux de qualité de service et d'expérience usagers constitue également un atout pour ce poste.
Rejoindre l'IGPDE, c'est intégrer un institut au coeur des enjeux de formation et de modernisation de l'action publique.
Vous évoluerez dans un environnement stimulant, au contact d'interlocuteurs variés, où la qualité de l'accueil et du service rendu constitue un enjeu stratégique.
Ce poste vous permettra :
- d'exercer des missions variées mêlant relationnel, coordination, organisation et appui technique ;
- de développer des compétences en support informatique de premier niveau ;
- d'avoir un impact concret sur l'expérience des usagers et l'image de l'institut."

• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Assistance technique
• Support informatique
• Autonomie